Aus passiv wird aktiv oder: Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona

Aus passiv wird aktiv oder: Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona

Aus passiver Krisenkommunikation wird aktive Veränderungskommunikation; ein Prozess, der gerade in Zeiten von Corona vielen Unternehmen nicht leicht fällt. Kein Wunder, immerhin waren die letzten Wochen geprägt von Unsicherheit, rasanten Maßnahmen und einschneidenden Verordnungen. Umso wichtiger ist es nun, den Schritt heraus aus dem reaktiven Verhalten zu machen und wieder aktiv das Ruder in die Hand zu nehmen.  

 „Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona“. Unter diesem Titel fand unser erster virtueller Roundtable mit Beteiligten aus den Unternehmen und der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg statt. Als Roundtable verstehen wir ein digitales Veranstaltungsformat ähnlich einer offenen Diskussionsrunde, allerdings moderiert und mit kleinem Input zum Thema des Tages. In diesem Fall also „Veränderungskommunikation versus Krisenkommunikation“. Gestartet wurde mit einem kurzen Impuls in dem die aktuelle, sehr spezielle Situation der Veränderungskommunikation mit der klassischen Veränderungskommunikation in geführten Veränderungsprozessen verglichen wurde. Dabei ist aufgefallen, dass in Zeiten von äußeren, radikalen Veränderungen der Fokus klar auf der Verantwortung der Führungsebene und der Selbstverantwortung der Mitarbeitenden liegt. Zusammengefasst: Krisen sind Zeiten, in denen die Führung von außen und die Selbst-Führung entscheidend sind für den Prozess und Wachstum. Hier entscheidet sich, ob trotz äußerem Chaos sichere Strukturen, stabile Arbeitsprozesse und effektive Kommunikationsroutinen entwickelt werden, Vertrauen gesichert wird und innere Stabilität entsteht. Diese von Krisen bekannte Situation kann im Vergleich zu selbst initiierten Veränderungsprozessen nicht vorbereitet oder geplant werden, sondern erfolgt vor allem am Anfang reaktiv. Im späteren Verlauf sollte aber aktiv das Ruder in die Hand genommen werden, um die Kontrolle zu übernehmen und sich nicht von der Situation wahllos treiben zu lassen.

In der Diskussion mit unseren Projektpartnern kristallisierte sich schnell heraus, dass vor allem das Erschaffen von Kommunikationsroutinen eine Herausforderung im Arbeitsalltag in den letzten Wochen darstellte. Fachlich zeigte sich, dass die beteiligten Unternehmen zunächst in die Krisenkommunikation wechselten. In einer zweiten Stufe geht diese nun stärker in Veränderungskommunikation über. Vor allem in der ersten Phase ging es intern um die klare Kommunikation von Regeln.

Digitale Mittagspause für die zwischenmenschliche Kommunikation

Die Diskutanten waren sich außerdem einig, dass auch die Herausforderungen auf zwischenmenschlicher Ebene groß sind: Gerade spontane Zusammentreffen auf dem Gang, gemeinsame Gespräche in der Kaffeepause und After-Work-Sessions werden aktuell vermisst und können nur schwer digital ersetzt werden. Soweit möglich, wurden jedoch verschiedene Ansätze erprobt: Da haben unsere Unternehmen zum Beispiel digitale Mittagspausen eingeführt oder After-Work-Sessions per Videokonferenz, es wurde mit neuen Kommunikationskanälen und Tools experimentiert und aus dem Nichts Home-Office Strukturen für mehrere hundert Mitarbeiter aufgebaut – Respekt!

Allerdings sind die Herausforderungen für alle Beteiligten oft groß: Haben Mitarbeiter:innen der Unternehmen ohnehin schon unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, so zwingt die Corona-Krise vor allem Eltern kleiner Kinder zu teilweise extremen Arbeitszeiten. Die Unternehmenskommunikation muss deshalb, so die Diskussion, mit synchronen und asynchronen Angeboten reagieren. Doch auch die sehr diversen technischen Begebenheiten und der schnelle Umstieg ins Home-Office stellten die Teams in den letzten Wochen vor große Herausforderungen. Nun, nach der ersten Phase der radikalen und erzwungenen Veränderung sehen einige der Partnerbetriebe auch eine große Chance auf Transformation – und die Kommunikation muss dabei neue Möglichkeiten schaffen, alle einzubeziehen.

Noch ist unklar, wann im Projekt wieder Veranstaltungen in den Experimentierräumen stattfinden können. Deshalb wurde entschieden, die digitalen Roundtables als festen Teil in den Projektplan aufzunehmen. Vorgesehen ist, dass alle Beteiligten über unsere digitale Lern- und Experimentierplattform Themenvorschläge einbringen und wir immer zu einem Thema diskutieren. Wir freuen uns auf weitere, spannende Diskussionen und Learnings, auf neue Arbeitsprozesse und digitales Experimentieren. Auf Chancen und Herausforderungen. 

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„Alle im digitalen Wandel“ ist einer von insgesamt 17 geförderten Experimentierräumen der Initiative Neue Qualität der Arbeit. In unserer Rubrik „Experimentierräume“ möchten wir ihnen daher in regelmäßigen Abständen die anderen Experimentierräume vorstellen. Dieses Mal: AgilKom.

„AgilKom“ ist, neben dem Projekt „ALLE im digitalen Wandel“, einer der insgesamt 17 Experimentierräume, die im Rahmen der BMAS-Förderrichtlinie unter dem Dach der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) neue Arbeitsmodelle erproben und im November 2018 gestartet sind.

„AgilKom“ steht für „Experimentierräume in der agilen Verwaltung“. Auch öffentliche Verwaltungen sind heute gefordert, sich mit dem digitalen Wandel auseinanderzusetzen.

Die damit verbundenen Veränderungsprozesse stehen im Mittelpunkt von „AgilKom“ und seinen Experimentierräumen.

Konkret heißt es: „Ziel ist, in diesen Experimentierräumen theoretisch untersetzte und empirisch erprobte Methoden des Veränderungsmanagements aus anderen Kontexten, wie z.B. das Design-Thinking, Strategie- und Szenariomethoden, Zukunftswerkstätten oder die Konstruktive Kontroverse für die öffentliche kommunale Verwaltung zu adaptieren und zu erproben.“ (inqa.de)

In einer Umwelt, die durch zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA) gekennzeichnet ist, wird der Ruf nach flexiblen und agilen Strukturen und Prozessen immer lauter.

Es werden Grundlagen und Handlungshilfen für nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt

Dabei geht es auch um die Frage, welche besonderen Rahmenbedingungen Verwaltungen und Kommunen auszeichnen. Außerdem ob bzw. wie Methoden, die sich in der Wirtschaft bewährt haben, auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können. Projektträger von „AgilKom“ ist die FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Essen, wissenschaftlicher Projektpartner das Institut I – Bildung, Beruf und Medien an der Otto-von-Guericke-Universität in Magdeburg.

Auch die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft (Berlin) und der Deutscher Landkreistag sind am Projekt beteiligt. Der Kreis Soest und die Stadt Essen sind schließlich die Verwaltungen, die im Rahmen des Förderprojekts mit agilen Methoden Erfahrungen sammeln wollen.

Auf diesen Grundlagen werden anschließend Empfehlungen und Handlungshilfen für andere, nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt.

Das Projektteam „AgilKom“ will seine Erfahrungen und Ergebnisse frühzeitig kommunizieren. Wir berichten gerne darüber – auch mit Blick auf unsere eigene Agenda und die Aktivitäten unseres Projektpartners Landkreis Darmstadt Dieburg.

Weitere Informationen finden Sie auf Experimentierräume.de und in der INQA-Projektdatenbank.