„Agile Verwaltung – Wie kommt der Tanker in Bewegung?“ oder: Experimentierraum „Online BarCamp“

Verwaltung trifft BarCamp

Dieburg, 24.03.2021 (jr). Ein BarCamp durchzuführen, stand schon länger auf der Agenda der Zukunftswerkstatt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg. Doch in Zeiten von Corona müssen Ziele und Aufgaben immer wieder an wechselnde Rahmenbedingungen angepasst werden. Also entwickelte die Zukunftswerkstatt zusammen mit dem Projektpartner Hochschule Darmstadt die Idee, mit einem Online-BarCamp erste Erfahrungen zu sammeln. Am 9. März 2021 war es dann so weit. Hier ein kurzer Prozess- und Erfahrungsbericht.


Startschuss und Einladung

Die Abstimmungen über das geplante Online-BarCamp begannen Anfang Dezember 2020 in kleiner Runde zwischen der Zukunftswerkstatt des Landkreises und der Hochschule Darmstadt. Ein Motto für das BarCamp war schnell gefunden, ein kurzer Einladungstext wurde zusammen aufgesetzt:

„Wir laden Euch herzlich ein, mit uns das BarCamp „Agile Verwaltung – Wie kommt der Tanker in Bewegung?“ zu gestalten!

Wir, das sind die Zukunftswerkstatt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg und Mitarbeitende der Hochschule Darmstadt aus dem Projekt “ALLE im digitalen Wandel”. Die zunehmend digitalisierte Arbeitswelt bringt viele Herausforderungen und Veränderungen mit sich. Die Umsetzung kommt in der Verwaltung eher langsam in Fahrt. Was bringt den “Tanker Verwaltung” gut in Bewegung? Welche Erfahrungen gibt es? Was gelingt gut, was lässt man besser bleiben? Mit diesem BarCamp möchten wir Kontakte knüpfen, Erfahrungen austauschen, Netzwerke ausweiten. Für den LaDaDi ist es ein erstes BarCamp – Experiment. Wir freuen uns über reges Interesse und sind total gespannt, was wir diskutieren werden.“

Diese Einladung wurde im Netz publiziert und gezielt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg sowie an einige bekannte Netzwerkpartner und ExpertInnen kommuniziert. Interessierte fanden im Netz eine kurze Vorstellung des Formats „BarCamps“, die „10 Goldenen Regeln für ein gutes BarCamp“ (siehe unten), einen Ablaufplan und eine Sessionplanung sowie die Teilnehmerliste. Wer Lust und Zeit hatte, am BarCamp teilzunehmen, konnte sich dort eintragen. Und wer gleich ein Diskussionsthema vorschlagen wollte, konnte es in der Sessionplanung selbst festhalten. Dort war Platz für drei parallele Sessions á jeweils 35 Minuten. Für jede Session gab es einen eigenen Zoom-Raum. Insgesamt sollte das Online-BarCamp ca. drei Stunden dauern.


Einschub: 10 Goldene Regeln für ein gutes BarCamp

  1. Was aus einem BarCamp wird, bestimmen die Teilgeber*innen.
  2. Es muss keinen Input geben, eine Frage reicht.
  3. Formuliere deinen Sessionvorschlag kurz und präzise.
  4. Es kann so viele Sessions geben, wie Räume vorhanden sind.
  5. Eine Session kann stattfinden, wenn sie mindestens zwei Personen interessiert.
  6. Eine Person kann mehrere Sessions anbieten.
  7. Nichts auf morgen schieben!
  8. Jede Session wird dokumentiert.
  9. Es ist okay, eine Session mittendrin zu verlassen.
  10. Eine Session dauert nicht länger als 45 Minuten.

Aus: Jöran Muuß-Merholz (2020): Barcamps & Co. Peer to Peer-Methoden für Fortbildungen. Beltz Verlag


Die Teilgebenden: Vernetzung war angesagt

Bis zum Termin des BarCamps am 9. März 2021 hatten sich 25 TeilnehmerInnen angemeldet. Die eine oder andere war dann noch kurzfristig verhindert, so dass das Treffen schließlich mit 22 Teilgebenden (wie es auf BarCamps so schön heißt) startete. Und die kamen aus ganz verschiedenen Orten, Bereichen und Projekten: dem Kreis Soest, der FOM Hochschule für Oekonomie & Management aus Essen, der Universität Magdeburg (diese drei Organisationen sind Partner in „Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)“, einem weiteren INQA-Verbundprojekt), der Stadtverwaltung Heidelberg,  der Universität Potsdam und natürlich dem Landkreis Darmstadt-Dieburg sowie der Hochschule Darmstadt.

Ablauf und Themen des Online-BarCamps

Was passierte nun am 9. März? Nach einer kurzen Einführung in den Nachmittag bzw. den geplanten Ablauf stellten sich alle TeilnehmerInnen kurz vor: Name, Ort bzw. Organisation sowie die drei bewährten Hashtags, die für Themen und Interessen stehen, an denen man gerade arbeitet. Anschließend wurden die TeilnehmerInnen, die Sessions vorgeschlagen hatten, gebeten, diese noch einmal kurz „in zwei Sätzen“ zu erläutern. Anschließend verteilten sich alle in die einzelnen Sessions.

Hier ein Überblick über die Themen, die in sieben Sessions diskutiert wurden:
– Alternative Vernetzungsformate in der Stadtverwaltung
– Agile Projektarbeit in der Verwaltung. Welche Erfahrungen gibt es und was gilt es zu beachten?
– Kultur – Raum – Technik. Ein 3Klang, der zusammengehört?
– Was sind Erwartungen an eine Handlungshilfe für agiles Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung?
– Stärkung von Kommunalverwaltungen durch Vernetzung – Lernlabor für kollaborative Zusammenarbeit in Hessen
– Working Out Loud (WOL) – Kann man das Wissen-Teilen lernen?
– Was macht eine (erfolgreich) lernende Verwaltung aus? Welche Erfahrungen gibt es dazu?

 

Abbildung: Screenshot aus der Einführung in das Online-BarCamp

Die TeilnehmerInnen wählten je nach persönlichem Interesse frei aus, an welchen Sessions sie teilnahmen. Die Diskussionen, so wurde berichtet, waren durchweg informativ und kurzweilig. Einige TeilnehmerInnen hatten kurze Impulse und Slides mitgebracht, andere stellten einfach ihre Frage vor und luden zum Austausch ein. An mehreren Stellen wurden Verbindungen und Beziehungen geknüpft, die im Nachgang fortgeführt werden sollten.

Alle waren vom Format begeistert, das den idealen Rahmen für einen informellen Erfahrungsaustausch über Verwaltungs- und Projektgrenzen hinaus bietet. Die Einladenden selbst waren überrascht, wie leicht und unkompliziert sich ein solches virtuelles Barcamp bei guter Anleitung auf die Beine stellen lässt. Eine Fortsetzung, ob im virtuellen Raum oder vor Ort, ist jedenfalls geplant.

Das Innovation Lab am Mediencampus in Dieburg: Ein Raum für das offene, kreative Arbeiten und Forschen

ALLE (wieder) in einem Podcast

Dieburg, 08.05.2020 (jr). Das Projektteam „ALLE im digitalen Wandel“ und seine Projektpartner haben schon mehrmals dort getagt: im Innovation Lab am Mediencampus in Dieburg. Das Innovation Lab ist ein ca. 60  Quadratmeter großer Raum, befindet sich im dritten Stock des Eingangsgebäudes des Mediencampus und gehört zum „Forschungszentrum Digitale Kommunikation und Medien-Innovation“ (fz dkmi). Da das Förderprojekt „ALLE im digitalen Wandel“ als Experimentierraum ausgeschrieben ist und sich einzelne Projektpartner die Einrichtung und Nutzung eigener Experimentierräume auf ihre Agenda geschrieben haben, lag es nahe, einmal einen kurzen Blick auf die Entstehung und die Nutzung des Innovation Lab in Dieburg zu werfen.

Das Innovation Lab am Mediencampus wird von Ahmet Seker betreut. Er hat es von Anfang an, in enger Abstimmung mit Professor Thomas Pleil, dem Sprecher des Forschungszentrums, konzipiert, eingerichtet, moderiert und ist immer noch dabei, es stetig weiterzuentwickeln und den Bedürfnissen seiner Nutzer und Nutzerinnen anzupassen. Also habe ich mich einmal mit Ahmet Seker über Idee und Geschichte des Innovation Lab unterhalten.


Zur Forschungsinfrastruktur des fz dkmi, das vorweg, gehören zwei Labore: Im Experience Lab stehen vor allem neueste Technologien wie Video-Systeme, 3D-Audio sowie VR-/ AR-/ MR-Brillensysteme im Mittelpunkt. Es befindet sich derzeit noch im Aufbau. Das Innovation Lab dagegen ist der Raum, in dem Workshops, Meetings und Besprechungen, also Kreativprozesse in allen möglichen Formen, stattfinden. Er steht seit Juni 2019 Forschenden und ihren Projekten offen.

Eine kreativitätsfördernde Arbeitsumgebung schaffen

Der Arbeitsauftrag, so Ahmet Seker, der seit 2018 die Labs des dkmi betreut, war relativ klar in der Ausrichtung, aber völlig offen in der Umsetzung. Es sollte eine kreativitätsfördernde Umgebung entstehen, die ForscherInnen in ihren Arbeits- und Abstimmungsprozessen unterstützt. Da es kein fertiges Konzept für ein Innovation Lab gab, war also zuerst Recherche angesagt.

„Beim Inno-Lab und bei der Frage, was hier in diesem Raum passieren soll, musste ich erst ein bisschen Erfahrung sammeln. Also habe ich mir viele Innovation-Labs angeschaut. Ich war bei Merck im Innovation Lab zum Beispiel, ich war bei Fink & Fuchs, ich war bei der Deutschen Bahn im Inno Lab in Frankfurt, und dann habe ich mir natürlich noch unheimlich viele Videos im Internet angeschaut, Bilder recherchiert usw. Auch darüber, was in einem Innovation Lab wichtig ist.“

Innovation Lab, Dieburg: Kreidewand

Dabei haben sich erste Eckpunkte herausgebildet, die die Ausgestaltung des Innovation Labs am Mediencampus bestimmt haben. Dazu gehört zum einen die Integration digitaler Werkzeuge. So war es keine Option, eine nicht-digitale Arbeitsumgebung zu schaffen. Im Gegenteil: Digitale Arbeitsinstrumente gehören heute untrennbar zum wissenschaftlichen Arbeiten. Das war eine Erfahrung, die auch mit dem Besuch bei Merck verbunden war. Laptops, Tablets, Dockingstations sowie spezielle Software-Programme, die das kreative Arbeiten und Bearbeiten von Medien erlauben, sind feste Bausteine des Innovation Labs und verbinden es, wenn gewünscht, mit dem Netz. „Vor allem die Schnittstelle mit dem Internet darf man nicht vergessen! Wir haben bei vielen Präsentationen Gäste dabei, die nicht vor Ort sein können. Die werden dann zum Beispiel via Skype eingeladen und dann haben wir sie mit diesem Media-Wagen hinter uns her geschoben, das iPad oben drauf, und die saßen dann quasi neben uns.“  

Offenheit als Gestaltungsprinzip

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Offenheit des Raums: Man sollte sich frei im Raum bewegen, sich in Gruppen aufteilen, also ganz verschiedene Dinge tun können, ohne dass einen Technologien oder Möbelstücke in eine bestimmte Richtung drängen oder gar etwas diktieren. Ahmet Seker: „So wichtig Technologien heute sind, sie dürfen den Raum nicht dominieren, wie zum Beispiel ein Beamer, der die Ausrichtung des Raums und seiner Nutzer schnell führt. Oder ein klassischer Konferenzraum, wo sich jeder Besucher reflexartig einen Stuhl nimmt und hinsetzt.“

Aber es gab auch Fragen, auf die Ahmet Seker bei seinen ersten Recherchen und Besuchen keine befriedigende Antwort fand. Dazu gehörte die nach einer zentralen Arbeitsfläche des Raums. Sollten es Whiteboards sein, gar Reihen von Whiteboards an den Wänden, um möglichst viel Arbeitsfläche zu bieten? Oder beschreibbare Pappwände? Das Abwägen von Vor- und Nachteilen sowie weitere Recherchen führten ihn schließlich zur Idee der beschreibbaren, magnetischen Wand. Kein Neuland, wie er erzählt, trotzdem brauchte es auch hier noch einige Anläufe, bis ihn die Suche schließlich zu einem irischen Hersteller, „Smarter Surfaces“, führte, der eine Lösung präsentierte, die seinen Ansprüchen genügte.

Wer heute das Innovation Lab auf dem Dieburger Campus betritt, findet an zwei Seiten beschreibbare Wände vor, auf denen ohne Begrenzungen (aber mit den richtigen Stiften!) gemalt, gezeichnet und geschrieben sowie mit kleinen Magneten Papiere und Dokumente befestigt werden können. Eine weitere Wand besteht komplett aus Schiefer. Auf dieser Tafelseite kann mit Kreide gearbeitet werden. Ahmet Seker wollte hier ganz bewusst einen Materialbruch, um neue, andere Nutzungsmöglichkeiten zu erlauben. In der Praxis wird diese Seite des Raumes zum Beispiel genutzt, um die Agenda eines Workshops oder einer Besprechung festzuhalten. Schließlich die Fensterseite. Auch hier ist es der Plan, die Fenster als beschreibbare Flächen zu nutzen. Er ist aber erst einmal zurückgestellt, da es unterschiedliche Stifte für die einzelnen Oberflächen braucht und es hier in den ersten Wochen immer wieder zu Verwechselungen kam.

Vom Gestalter zum Forscher und Designer: das Mobiliar

Bleibt noch das Mobiliar des Raumes. Es sollte, so der Plan, sehr flexibel sein und sich den Bedürfnissen der NutzerInnen anpassen. Es sollte zudem die Offenheit des Raumes nicht stören. Nun sind natürlich in den letzten Jahren rund um das Thema Design Thinking viele Raumkonzepte und Möbel entwickelt worden, die die „freie Entfaltung der Gedanken“ unterstützen, wie es in der Werbung so schön heißt. Doch Ahmet Seker hat weitergesucht und ist schließlich auf das YouTube-Video des israelischen Designers Boaz Mendel aus Ramat Gan und seinen „Loop-Chair“ gestoßen. Es besteht aus einem einzigen Grundelement, das sich mit Hilfe von einzelnen Schablonen schnell in zwölf verschiedene Formen bringen lässt. Zusammen mit dem Designer und der Darmstädter Schreinerei Luther hat Ahmet Seker das Prinzip des Loop-Chair weiter entwickelt. Neun Stühle stehen jetzt im Innovation Lab des Mediencampus.

Innovation Lab, Dieburg: Ahmet Seker und der Loop-Chair

 

Nutzer lieben die beschreibbaren Wände

Auf die Frage, wie denn die Besucher des Innovation Labs in den ersten Monaten den Raum genutzt haben, antwortet Ahmet Seker: „Im Vordergrund stehen ganz klar die Gruppenarbeiten. Die Gruppen kommen hier so mit 20 Teilnehmern rein, aber arbeiten dann nicht in der großen Runde weiter, sondern ganz unterschiedlich, in Dreier-, Vierer-Gruppen, parallel, im Raum selbst, alle zusammen.“

Noch braucht es etwas Einführung und Steuerung, bevor die TeilnehmerInnen das Lab eigenverantwortlich nutzen und seine Möglichkeiten ausschöpfen können. Für sie steht Ahmet Seker als Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung. Verschiedene kleine Hilfen und Hinweise im Raum verhindern, dass es zwischen den Materialien zu Verwechselungen kommt. Die Nutzer sind jedenfalls ausnahmslos hellauf begeistert – vor allem von den beschreibbaren Wänden. Geplant ist, in naher Zukunft ihr Feedback systematisch aufzunehmen, um die Ziele des Projekts, seine Erfolgsparameter sowie Verbesserungspotential systematisch zu evaluieren.

Die Schreinerei Luther und das Projekt „Loop Chair“ in der Hessenschau vom 4.12.2019. Zu Besuch: Hessens Digitalministerin Kristina Sinemus

Das Innovation Lab ist „work in progress“. Im nächsten Schritt werden gerade Stehtische eingeführt, um auch eine Arbeitsfläche im Raum zu haben. Doch ganz konkret steht noch etwas anderes an, so Ahmet Seker: „Also, werden wir in Kürze auch die liebe Alexa bei uns am Mediencampus in Dieburg der Hochschule Darmstadt willkommen heißen.“ Man darf also gespannt sein …


Ahmet Seker ist Sound & Music Production-Absolvent der Hochschule Darmstadt und seit Sommer 2018 Mitarbeiter des dkmi (Digitale Kommunikation und Medien-Innovation). Am Mediencampus in Dieburg betreut Ahmet Seker die Forschungslabore der Hochschule (h_da), und er ist für die Entstehung, Planung, Durchführung und Betreuung der Labs verantwortlich.  

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„Alle im digitalen Wandel“ ist einer von insgesamt 17 geförderten Experimentierräumen der Initiative Neue Qualität der Arbeit. In unserer Rubrik „Experimentierräume“ möchten wir ihnen daher in regelmäßigen Abständen die anderen Experimentierräume vorstellen. Dieses Mal: AgilKom.

„AgilKom“ ist, neben dem Projekt „ALLE im digitalen Wandel“, einer der insgesamt 17 Experimentierräume, die im Rahmen der BMAS-Förderrichtlinie unter dem Dach der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) neue Arbeitsmodelle erproben und im November 2018 gestartet sind.

„AgilKom“ steht für „Experimentierräume in der agilen Verwaltung“. Auch öffentliche Verwaltungen sind heute gefordert, sich mit dem digitalen Wandel auseinanderzusetzen.

Die damit verbundenen Veränderungsprozesse stehen im Mittelpunkt von „AgilKom“ und seinen Experimentierräumen.

Konkret heißt es: „Ziel ist, in diesen Experimentierräumen theoretisch untersetzte und empirisch erprobte Methoden des Veränderungsmanagements aus anderen Kontexten, wie z.B. das Design-Thinking, Strategie- und Szenariomethoden, Zukunftswerkstätten oder die Konstruktive Kontroverse für die öffentliche kommunale Verwaltung zu adaptieren und zu erproben.“ (inqa.de)

In einer Umwelt, die durch zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA) gekennzeichnet ist, wird der Ruf nach flexiblen und agilen Strukturen und Prozessen immer lauter.

Es werden Grundlagen und Handlungshilfen für nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt

Dabei geht es auch um die Frage, welche besonderen Rahmenbedingungen Verwaltungen und Kommunen auszeichnen. Außerdem ob bzw. wie Methoden, die sich in der Wirtschaft bewährt haben, auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können. Projektträger von „AgilKom“ ist die FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Essen, wissenschaftlicher Projektpartner das Institut I – Bildung, Beruf und Medien an der Otto-von-Guericke-Universität in Magdeburg.

Auch die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft (Berlin) und der Deutscher Landkreistag sind am Projekt beteiligt. Der Kreis Soest und die Stadt Essen sind schließlich die Verwaltungen, die im Rahmen des Förderprojekts mit agilen Methoden Erfahrungen sammeln wollen.

Auf diesen Grundlagen werden anschließend Empfehlungen und Handlungshilfen für andere, nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt.

Das Projektteam „AgilKom“ will seine Erfahrungen und Ergebnisse frühzeitig kommunizieren. Wir berichten gerne darüber – auch mit Blick auf unsere eigene Agenda und die Aktivitäten unseres Projektpartners Landkreis Darmstadt Dieburg.

Weitere Informationen finden Sie auf Experimentierräume.de und in der INQA-Projektdatenbank.

INQA-Experimentierräume – „DIAMANT“

INQA-Experimentierräume – „DIAMANT“

„Alle im digitalen Wandel“ ist einer von insgesamt 17 geförderten Experimentierräumen der Initiative Neue Qualität der Arbeit. In unserer Rubrik „Experimentierräume“ möchten wir ihnen daher in regelmäßigen Abständen die anderen Experimentierräume vorstellen. Dieses Mal: „Diamant“.


„DIAMANT“ ist, neben dem Projekt „ALLE im digitalen Wandel“, einer der insgesamt 17 Experimentierräume, die im Rahmen der BMAS-Förderrichtlinie unter dem Dach der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) neue Arbeitsmodelle erproben und im November 2018 gestartet sind.

DIAMANT steht für „Digitalisiertes Ideen- und Arbeitsmanagement“. Das Projekt will die Auswirkungen digitaler Transformation auf Wertschöpfungsprozesse in Unternehmen, vorrangig in den Bereichen Produktion, Logistik und Handel, untersuchen.

Auch DIAMANT bringt wissenschaftliche Projektpartner und Projektpartner aus der Praxis zusammen. Projektträger ist die Universität Trier (Juniorprofessur für Soziologie mit dem Schwerpunkt Arbeits- und Organisationssoziologie). Zu den wissenschaftlichen Projektpartnern gehören die Universität Bremen (Personalwesen/-psychologie), die FOM Hochschule (ild Institut für Logistik- & Dienstleistungsmanagement, Essen) und die Universität Duisburg-Essen (Paluno – The Ruhr Institute for Software Technology, Duisburg).

Die Vereinfachung digitalisierter Arbeitsprozesse

Zu den Projektpartnern aus der Praxis gehören Balcke-Dürr GmbH (Düsseldorf), BOGE KOMPRESSOREN Otto Boge GmbH & Co. KG (Bielefeld) und REWE Group (Eitting).

Um die Einführung digitalisierter Arbeitsprozesse in den Unternehmen zu begleiten, sollen im Rahmen von DIAMANT vor allem drei Instrumente eingesetzt werden:

– ein digitalisiertes Ideenmanagement: Es dient dazu, die Vorschläge der Mitarbeitenden einzuholen sowie kreative Ansätze zur Verbesserung der Wertschöpfungsprozesse und der Arbeitsbedingungen zu bündeln.
– ein Risk-Assessment-Tool: Es soll die psychische Belastung und Beanspruchung der Beschäftigten in digitalisierten Arbeitssystemen messen.
– ein E-Coaching-System: Es soll die Kompetenzentwicklung von Mitarbeitenden und Führungskräften für ihre Tätigkeiten im veränderten Arbeitsalltag unterstützen.

Darüber hinaus sollen moderne und lernfreundliche Arbeitsumgebungen mit stärkerer Selbstorganisation und individuellen Gestaltungsfreiräumen am Arbeitsplatz und im Arbeitsprozess ermöglicht werden. Ein Schwerpunkt des Projekts liegt deshalb auf der aktiven Einbindung und Teilhabe der Mitarbeitenden am digitalen Wandel.

Weitere Informationen finden Sie auf der Projektwebsite: http://diamant.digital. Wenn Sie nähere Informationen zum Projekt oder den Projektpartnern wünschen, sprechen Sie uns an. Wir stellen dann gerne den Kontakt her.