„Agile Verwaltung – Wie kommt der Tanker in Bewegung?“ oder: Experimentierraum „Online BarCamp“

Verwaltung trifft BarCamp

Dieburg, 24.03.2021 (jr). Ein BarCamp durchzuführen, stand schon länger auf der Agenda der Zukunftswerkstatt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg. Doch in Zeiten von Corona müssen Ziele und Aufgaben immer wieder an wechselnde Rahmenbedingungen angepasst werden. Also entwickelte die Zukunftswerkstatt zusammen mit dem Projektpartner Hochschule Darmstadt die Idee, mit einem Online-BarCamp erste Erfahrungen zu sammeln. Am 9. März 2021 war es dann so weit. Hier ein kurzer Prozess- und Erfahrungsbericht.


Startschuss und Einladung

Die Abstimmungen über das geplante Online-BarCamp begannen Anfang Dezember 2020 in kleiner Runde zwischen der Zukunftswerkstatt des Landkreises und der Hochschule Darmstadt. Ein Motto für das BarCamp war schnell gefunden, ein kurzer Einladungstext wurde zusammen aufgesetzt:

„Wir laden Euch herzlich ein, mit uns das BarCamp „Agile Verwaltung – Wie kommt der Tanker in Bewegung?“ zu gestalten!

Wir, das sind die Zukunftswerkstatt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg und Mitarbeitende der Hochschule Darmstadt aus dem Projekt “ALLE im digitalen Wandel”. Die zunehmend digitalisierte Arbeitswelt bringt viele Herausforderungen und Veränderungen mit sich. Die Umsetzung kommt in der Verwaltung eher langsam in Fahrt. Was bringt den “Tanker Verwaltung” gut in Bewegung? Welche Erfahrungen gibt es? Was gelingt gut, was lässt man besser bleiben? Mit diesem BarCamp möchten wir Kontakte knüpfen, Erfahrungen austauschen, Netzwerke ausweiten. Für den LaDaDi ist es ein erstes BarCamp – Experiment. Wir freuen uns über reges Interesse und sind total gespannt, was wir diskutieren werden.“

Diese Einladung wurde im Netz publiziert und gezielt in der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg sowie an einige bekannte Netzwerkpartner und ExpertInnen kommuniziert. Interessierte fanden im Netz eine kurze Vorstellung des Formats „BarCamps“, die „10 Goldenen Regeln für ein gutes BarCamp“ (siehe unten), einen Ablaufplan und eine Sessionplanung sowie die Teilnehmerliste. Wer Lust und Zeit hatte, am BarCamp teilzunehmen, konnte sich dort eintragen. Und wer gleich ein Diskussionsthema vorschlagen wollte, konnte es in der Sessionplanung selbst festhalten. Dort war Platz für drei parallele Sessions á jeweils 35 Minuten. Für jede Session gab es einen eigenen Zoom-Raum. Insgesamt sollte das Online-BarCamp ca. drei Stunden dauern.


Einschub: 10 Goldene Regeln für ein gutes BarCamp

  1. Was aus einem BarCamp wird, bestimmen die Teilgeber*innen.
  2. Es muss keinen Input geben, eine Frage reicht.
  3. Formuliere deinen Sessionvorschlag kurz und präzise.
  4. Es kann so viele Sessions geben, wie Räume vorhanden sind.
  5. Eine Session kann stattfinden, wenn sie mindestens zwei Personen interessiert.
  6. Eine Person kann mehrere Sessions anbieten.
  7. Nichts auf morgen schieben!
  8. Jede Session wird dokumentiert.
  9. Es ist okay, eine Session mittendrin zu verlassen.
  10. Eine Session dauert nicht länger als 45 Minuten.

Aus: Jöran Muuß-Merholz (2020): Barcamps & Co. Peer to Peer-Methoden für Fortbildungen. Beltz Verlag


Die Teilgebenden: Vernetzung war angesagt

Bis zum Termin des BarCamps am 9. März 2021 hatten sich 25 TeilnehmerInnen angemeldet. Die eine oder andere war dann noch kurzfristig verhindert, so dass das Treffen schließlich mit 22 Teilgebenden (wie es auf BarCamps so schön heißt) startete. Und die kamen aus ganz verschiedenen Orten, Bereichen und Projekten: dem Kreis Soest, der FOM Hochschule für Oekonomie & Management aus Essen, der Universität Magdeburg (diese drei Organisationen sind Partner in „Experimentierräume in der agilen Verwaltung (AgilKom)“, einem weiteren INQA-Verbundprojekt), der Stadtverwaltung Heidelberg,  der Universität Potsdam und natürlich dem Landkreis Darmstadt-Dieburg sowie der Hochschule Darmstadt.

Ablauf und Themen des Online-BarCamps

Was passierte nun am 9. März? Nach einer kurzen Einführung in den Nachmittag bzw. den geplanten Ablauf stellten sich alle TeilnehmerInnen kurz vor: Name, Ort bzw. Organisation sowie die drei bewährten Hashtags, die für Themen und Interessen stehen, an denen man gerade arbeitet. Anschließend wurden die TeilnehmerInnen, die Sessions vorgeschlagen hatten, gebeten, diese noch einmal kurz „in zwei Sätzen“ zu erläutern. Anschließend verteilten sich alle in die einzelnen Sessions.

Hier ein Überblick über die Themen, die in sieben Sessions diskutiert wurden:
– Alternative Vernetzungsformate in der Stadtverwaltung
– Agile Projektarbeit in der Verwaltung. Welche Erfahrungen gibt es und was gilt es zu beachten?
– Kultur – Raum – Technik. Ein 3Klang, der zusammengehört?
– Was sind Erwartungen an eine Handlungshilfe für agiles Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung?
– Stärkung von Kommunalverwaltungen durch Vernetzung – Lernlabor für kollaborative Zusammenarbeit in Hessen
– Working Out Loud (WOL) – Kann man das Wissen-Teilen lernen?
– Was macht eine (erfolgreich) lernende Verwaltung aus? Welche Erfahrungen gibt es dazu?

 

Abbildung: Screenshot aus der Einführung in das Online-BarCamp

Die TeilnehmerInnen wählten je nach persönlichem Interesse frei aus, an welchen Sessions sie teilnahmen. Die Diskussionen, so wurde berichtet, waren durchweg informativ und kurzweilig. Einige TeilnehmerInnen hatten kurze Impulse und Slides mitgebracht, andere stellten einfach ihre Frage vor und luden zum Austausch ein. An mehreren Stellen wurden Verbindungen und Beziehungen geknüpft, die im Nachgang fortgeführt werden sollten.

Alle waren vom Format begeistert, das den idealen Rahmen für einen informellen Erfahrungsaustausch über Verwaltungs- und Projektgrenzen hinaus bietet. Die Einladenden selbst waren überrascht, wie leicht und unkompliziert sich ein solches virtuelles Barcamp bei guter Anleitung auf die Beine stellen lässt. Eine Fortsetzung, ob im virtuellen Raum oder vor Ort, ist jedenfalls geplant.