Aus passiv wird aktiv oder: Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona

Aus passiv wird aktiv oder: Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona

Aus passiver Krisenkommunikation wird aktive Veränderungskommunikation; ein Prozess, der gerade in Zeiten von Corona vielen Unternehmen nicht leicht fällt. Kein Wunder, immerhin waren die letzten Wochen geprägt von Unsicherheit, rasanten Maßnahmen und einschneidenden Verordnungen. Umso wichtiger ist es nun, den Schritt heraus aus dem reaktiven Verhalten zu machen und wieder aktiv das Ruder in die Hand zu nehmen.  

 „Veränderungskommunikation in Zeiten von Corona“. Unter diesem Titel fand unser erster virtueller Roundtable mit Beteiligten aus den Unternehmen und der Kreisverwaltung Darmstadt-Dieburg statt. Als Roundtable verstehen wir ein digitales Veranstaltungsformat ähnlich einer offenen Diskussionsrunde, allerdings moderiert und mit kleinem Input zum Thema des Tages. In diesem Fall also „Veränderungskommunikation versus Krisenkommunikation“. Gestartet wurde mit einem kurzen Impuls in dem die aktuelle, sehr spezielle Situation der Veränderungskommunikation mit der klassischen Veränderungskommunikation in geführten Veränderungsprozessen verglichen wurde. Dabei ist aufgefallen, dass in Zeiten von äußeren, radikalen Veränderungen der Fokus klar auf der Verantwortung der Führungsebene und der Selbstverantwortung der Mitarbeitenden liegt. Zusammengefasst: Krisen sind Zeiten, in denen die Führung von außen und die Selbst-Führung entscheidend sind für den Prozess und Wachstum. Hier entscheidet sich, ob trotz äußerem Chaos sichere Strukturen, stabile Arbeitsprozesse und effektive Kommunikationsroutinen entwickelt werden, Vertrauen gesichert wird und innere Stabilität entsteht. Diese von Krisen bekannte Situation kann im Vergleich zu selbst initiierten Veränderungsprozessen nicht vorbereitet oder geplant werden, sondern erfolgt vor allem am Anfang reaktiv. Im späteren Verlauf sollte aber aktiv das Ruder in die Hand genommen werden, um die Kontrolle zu übernehmen und sich nicht von der Situation wahllos treiben zu lassen.

In der Diskussion mit unseren Projektpartnern kristallisierte sich schnell heraus, dass vor allem das Erschaffen von Kommunikationsroutinen eine Herausforderung im Arbeitsalltag in den letzten Wochen darstellte. Fachlich zeigte sich, dass die beteiligten Unternehmen zunächst in die Krisenkommunikation wechselten. In einer zweiten Stufe geht diese nun stärker in Veränderungskommunikation über. Vor allem in der ersten Phase ging es intern um die klare Kommunikation von Regeln.

Digitale Mittagspause für die zwischenmenschliche Kommunikation

Die Diskutanten waren sich außerdem einig, dass auch die Herausforderungen auf zwischenmenschlicher Ebene groß sind: Gerade spontane Zusammentreffen auf dem Gang, gemeinsame Gespräche in der Kaffeepause und After-Work-Sessions werden aktuell vermisst und können nur schwer digital ersetzt werden. Soweit möglich, wurden jedoch verschiedene Ansätze erprobt: Da haben unsere Unternehmen zum Beispiel digitale Mittagspausen eingeführt oder After-Work-Sessions per Videokonferenz, es wurde mit neuen Kommunikationskanälen und Tools experimentiert und aus dem Nichts Home-Office Strukturen für mehrere hundert Mitarbeiter aufgebaut – Respekt!

Allerdings sind die Herausforderungen für alle Beteiligten oft groß: Haben Mitarbeiter:innen der Unternehmen ohnehin schon unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, so zwingt die Corona-Krise vor allem Eltern kleiner Kinder zu teilweise extremen Arbeitszeiten. Die Unternehmenskommunikation muss deshalb, so die Diskussion, mit synchronen und asynchronen Angeboten reagieren. Doch auch die sehr diversen technischen Begebenheiten und der schnelle Umstieg ins Home-Office stellten die Teams in den letzten Wochen vor große Herausforderungen. Nun, nach der ersten Phase der radikalen und erzwungenen Veränderung sehen einige der Partnerbetriebe auch eine große Chance auf Transformation – und die Kommunikation muss dabei neue Möglichkeiten schaffen, alle einzubeziehen.

Noch ist unklar, wann im Projekt wieder Veranstaltungen in den Experimentierräumen stattfinden können. Deshalb wurde entschieden, die digitalen Roundtables als festen Teil in den Projektplan aufzunehmen. Vorgesehen ist, dass alle Beteiligten über unsere digitale Lern- und Experimentierplattform Themenvorschläge einbringen und wir immer zu einem Thema diskutieren. Wir freuen uns auf weitere, spannende Diskussionen und Learnings, auf neue Arbeitsprozesse und digitales Experimentieren. Auf Chancen und Herausforderungen. 

Lesetipps

Lesetipps

In unserem Newsletter erhalten sie einmal im Quartal von uns spannende Lesetipps aus den Bereichen New Work, Resilienz, Lebenslanges Lernen und Veränderungskommunikation. Regelmäßig wollen wir ihnen jetzt auch hier einen kleinen Einblick in unsere Auswahl geben.

New Work

Unser Favorit zum Thema New Work diesen Monat ist das New Workspace Playbook der Berliner Agentur Dark Horse Innovation. Aufgeteilt in drei Unterbereiche („New Work, „New Space“ und „New Times“) liefert es umfangreiches Wissen und vor allem spannende Einblicke in verschiedenste Büros. Einmal Mäusschen spielen bei Zalando, SAP oder Lufthansa- wie cool! An Inspiration mangelt es hier definitiv nicht. Daumen hoch von uns für so viel geballtes Wissen zum selbst ausprobieren und umsetzen.

Lebenslanges Lernen

Nationale Weiterbildungsstrategie. Herausgegeben von Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), Juni 2019 (23 S.) Zehn Handlungsziele werden formuliert und mit konkreten Maßnahmen verbunden. Im Zentrum steht der Ruf nach einer neuen Weiterbildungskultur in Deutschland, „die Weiterbildung als selbstverständlichen Teil des Lebens versteht“. 

Informelles Lernen

Barcamps & Co. – Peer to Peer-Methoden für Fortbildungen:


Schon der Tool-Tag, den wir im Juni 2019 veranstaltet haben, hat sich ja – wenn auch ganz vorsichtig – an der Methode BarCamp orientiert. Wer sich also einmal näher mit dem Thema beschäftigen möchte, weil er zum Beispiel selbst einmal ein BarCamp ausrichten möchte, findet in diesem Buch alles, was man dazu benötigt. Der Autor, Jöran Muuß-Merholz, hat selbst viele BarCamps moderiert und seine langjährigen Erfahrungen zusammengetragen. Das Schöne: Das Buch gibt es auch kostenlos zum Download!  

Tools

ToolBlog. Stephan List über Produktivität bei der Arbeit:

Der ToolBlog von Stephan List ist eine unbedingte Empfehlung für alle, die ihre (Arbeits)Zeit effektiv nutzen wollen. Dabei geht es natürlich um Tools und Methoden, aber auch um die vielen kleinen Routinen (z. B. Kaffee) und Helferlein (z. B. Heftklammern), die uns im Digitalen, aber auch sonst, das Leben erleichtern. 

Falls Sie noch neue, spannende Lesetipps für unseren Newsletter haben, freuen wir uns über ihr Feedback!

4 ½ Fragen an … Holger Hiltmann (Merck)

4 ½ Fragen an … Holger Hiltmann (Merck)

In unserer Kategorie „4½ Fragen an…“ wollen wir ihnen regelmäßig unsere Projektpartner etwas genauer vorstellen. Diesmal 4 ½ Fragen an Holger Hiltmann von Merck.

Holger Hiltmann


„Was macht das Projekt „ALLE im digitalen Wandel“ für Sie spannend?“ 

Mir gefällt die diverse Zusammensetzung der Projektmitglieder und damit verbunden die teils unterschiedlichen Fragestellungen und Herausforderungen in den einzelnen Häusern. Daraus ergeben sich immer wieder neue Erkenntnisse und Sichtweisen auf bekannte Themen- und Fragestellungen. Die sehr gute Projektmoderation der h_da erlebe ich hierbei als besonders wertvoll. 

„Welche Möglichkeiten der Digitalisierung bereiten Ihnen aktuell viel Freude?“ 

Durch die Möglichkeiten der Digitalisierung kann ich zeitlich und örtlich deutlich flexibler arbeiten als früher. Dadurch kann ich private und berufliche Aktivitäten viel harmonischer und effizienter miteinander verzahnen, ziehe daraus sehr viel Motivation und bin meines Erachtens deutlich effektiver in vielen Dingen. 

„Vor welche persönliche Herausforderung stellt Sie der digitale Wandel gerade?“ 

Der digitale Wandel verändert Tätigkeiten und Berufsbilder – wie disruptiv und rasant wird sich zeigen. Allerdings muss ich in meinem Job (Auswahl und 2-3 jährige Ausbildung von jungen Menschen) für eine Arbeitswelt in 3-4 Jahren planen. Da ich die Arbeitswelt 2023 nicht kenne, stelle es eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar, hierfür -schon heute- die richtigen Berufsbilder und dualen Studiengänge auszuwählen und anzubieten. 

„Auf welches analoge Tool möchten Sie im Arbeitsalltag nicht verzichten?“ 

Edding und Flipchart. 

„Hören muss sein. Ihr Lieblingspodcast?“ 

„Extase auf Hessisch“ (Alle Tore des DFB-Pokalfinales 2018 mit dem HR-Hörfunk-Kommentar von Reporter Philipp Hofmeister) 

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„AgilKom“- einer von 17 Experimentierräumen

„Alle im digitalen Wandel“ ist einer von insgesamt 17 geförderten Experimentierräumen der Initiative Neue Qualität der Arbeit. In unserer Rubrik „Experimentierräume“ möchten wir ihnen daher in regelmäßigen Abständen die anderen Experimentierräume vorstellen. Dieses Mal: AgilKom.

„AgilKom“ ist, neben dem Projekt „ALLE im digitalen Wandel“, einer der insgesamt 17 Experimentierräume, die im Rahmen der BMAS-Förderrichtlinie unter dem Dach der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) neue Arbeitsmodelle erproben und im November 2018 gestartet sind.

„AgilKom“ steht für „Experimentierräume in der agilen Verwaltung“. Auch öffentliche Verwaltungen sind heute gefordert, sich mit dem digitalen Wandel auseinanderzusetzen.

Die damit verbundenen Veränderungsprozesse stehen im Mittelpunkt von „AgilKom“ und seinen Experimentierräumen.

Konkret heißt es: „Ziel ist, in diesen Experimentierräumen theoretisch untersetzte und empirisch erprobte Methoden des Veränderungsmanagements aus anderen Kontexten, wie z.B. das Design-Thinking, Strategie- und Szenariomethoden, Zukunftswerkstätten oder die Konstruktive Kontroverse für die öffentliche kommunale Verwaltung zu adaptieren und zu erproben.“ (inqa.de)

In einer Umwelt, die durch zunehmende Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (VUCA) gekennzeichnet ist, wird der Ruf nach flexiblen und agilen Strukturen und Prozessen immer lauter.

Es werden Grundlagen und Handlungshilfen für nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt

Dabei geht es auch um die Frage, welche besonderen Rahmenbedingungen Verwaltungen und Kommunen auszeichnen. Außerdem ob bzw. wie Methoden, die sich in der Wirtschaft bewährt haben, auf den öffentlichen Sektor übertragen werden können. Projektträger von „AgilKom“ ist die FOM Hochschule für Oekonomie & Management in Essen, wissenschaftlicher Projektpartner das Institut I – Bildung, Beruf und Medien an der Otto-von-Guericke-Universität in Magdeburg.

Auch die Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft (Berlin) und der Deutscher Landkreistag sind am Projekt beteiligt. Der Kreis Soest und die Stadt Essen sind schließlich die Verwaltungen, die im Rahmen des Förderprojekts mit agilen Methoden Erfahrungen sammeln wollen.

Auf diesen Grundlagen werden anschließend Empfehlungen und Handlungshilfen für andere, nicht-beteiligte Kommunen und Verwaltungen entwickelt.

Das Projektteam „AgilKom“ will seine Erfahrungen und Ergebnisse frühzeitig kommunizieren. Wir berichten gerne darüber – auch mit Blick auf unsere eigene Agenda und die Aktivitäten unseres Projektpartners Landkreis Darmstadt Dieburg.

Weitere Informationen finden Sie auf Experimentierräume.de und in der INQA-Projektdatenbank.

Handwerk 4.0: Datenbrillen und Notstromaggregate bei Kunzlerstrom

Handwerk 4.0: Datenbrillen und Notstromaggregate bei Kunzlerstrom

Mobile Office, Huddle Room & Datenbrillen – bei unserem Projektpartner Kunzlerstrom in Frankfurt ist gerade einiges los! Das mittelständische Unternehmen ist Experte für Planung, Bau und Wartung von Notstromaggregaten und gestaltet mit uns im Projekt „ALLE im digitalen Wandel“ die Arbeitswelt von morgen. Dabei wird das Unternehmen selbst zum Vorreiter. Handwerk 4.0 bei Kunzlerstrom.

In unserem ersten Projektjahr hat das Unternehmen seinen Huddle Room ins Leben gerufen. Der Huddle Room ist ein Raum, der Platz bietet für interne Weiterbildungen, kreative Teammeetings, lebenslanges Lernen und das angeleitete und eigenständige Experimentieren mit neuen Weiterbildungsmedien. Im zweiten Jahr steht nun das Thema „Mobile Office“ auf der Agenda.

„Mobiles Office klingt gerade bei einem Handwerksunternehmen erstmal spannend. Wie soll man das umsetzen?“, sagt Michelle Weeren.

Sie ist Assistentin für Marketing und Kommunikation bei Kunzlerstrom und gemeinsam mit Herrn Thomas Moog, dem Geschäftsführer, an der Einführung des Mobile Office beteiligt. Stellvertretend für Herrn Moog erklärt sie: „Für uns würde das zum Beispiel bedeuten: Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben zukünftig die Möglichkeit ortsunabhängig auf wichtige Unterlagen und Dateien zuzugreifen. Das ist bisher noch nicht möglich, außer die Unterlagen werden in analoger Form mitgeführt. Genau hier würden gerade die komplexen Arbeitsabläufe im Außendienst um einiges vereinfacht werden. Nicht jeder kann immer alle Unterlagen dauerhaft dabeihaben. Manchmal erfordert ein Projekt hohe Flexibilität von unseren Mitarbeiter*innen und sie springen auf einer Baustelle für Kollegen ein, oder haben Bereitschaftsdienst für unseren Notdienst. Hier sind analoge Unterlagen manchmal eine kleine Hürde oder gar ein kleiner Bremsklotz, der Abläufe manchmal verlangsamen kann. Ein digitaler Pool an Daten kann für unsere Mitarbeiter*innen vieles vereinfachen.“

Besser informierte und flexiblere Handwerker mit Augmented Reality

Ein weiteres Ziel auf der Agenda für 2020/2021 ist der Einsatz von Datenbrillen im Arbeitsalltag von Kunzlerstrom. Ein erster Schritt wäre damit die Unterstützung von Mitarbeiter*innen direkt vor Ort, wenn Sie an einer Anlage vor einem Problem stehen. Eine weitere Möglichkeit, in Verbindung mit einer sogenannten „WartungsApp“, wäre (später) es damit zum Beispiel die Darstellung wichtiger Informationen einer Netzersatzanlage auf einen Blick direkt vor Ort.

„Statt sich vor dem Einsatz immer die Unterlagen erst in der Betriebsstätte zusammenzustellen, würden Mitarbeiter*innen dann durch die Anwendung direkt an Anlage angezeigt: Wann war die letzte Wartung, welche Mängel gab es, wer hat die Wartung durchgeführt, wurde dem Kunden bereits ein Angebot dazu unterbreitet etc.

Wir könnten außerdem neue Mitarbeiter oder Auszubildende mit solchen Brillen ausstatten und sie auf ihren ersten Außeneinsätzen unterstützen. Wir sehen dann live, was sie sehen und können helfen.“, erklärt Michelle Weeren.

„Datenbrillen könnten außerdem die Dokumentation von Wartungsarbeiten deutlich vereinfachen und Mitarbeiter untereinander verbinden. Denn nicht immer kann gerade der vor Ort sein, der die Anlage besonders gut kennt. Immer wieder müssen Kollegen auch für einander einspringen oder Touren übernehmen. Die Datenbrillen bieten hier die Möglichkeit, sich gegenseitig schneller zu helfen, und das ortsunabhängig. Nach der internen Nutzung möchten wir die Datenbrillen in Kooperation mit unseren Kunden anwenden. So haben wir die Möglichkeit kosten- und zeitintensive Außeneinsätze für den Kunden zu minimieren. Ein Beispiel: Ein Kunde ruft aus dem Raum München bei uns an und schildert ein Problem mit seiner Netzersatzanlage. Jetzt läuft es noch so ab, dass unser Servicetechniker sich das Problem anhört, danach sein Material zusammenstellt und dann beim Kunden vor Ort die erste „Besichtigung“ macht. Manchmal ist das Problem mit einem Neustart der Anlage aber bereits gelöst. Mit den Datenbrillen kann der Kunde einen „Einblick“ in die Situation geben und ggf. sogar unter Anleitung einfache Handgriffe selbst machen, ohne das ein Servicetechniker anreisen muss.“

Coaching in Veränderungskommunikation für einen reibungslosen Wandel

Für die Beschäftigten sind das eine Menge Veränderungen – und oft lösen neue Arbeitsprozesse und digitale Werkzeuge natürlich Unsicherheit und im schlimmesten Fall sogar Ängste oder Ablehnung aus. Deshalb haben wir im Coaching herausgearbeitet, auch einen Fokus auf das Thema „Veränderungskommunikation“ zu legen. Denn jeder Wandel steht und fällt mit der Bereitschaft der Mitarbeiter*innen dafür, dass die Veränderungen verstanden und auch angenommen werden.

Dabei müssen sich Projektleiter immer wieder die gleichen Fragen stellen: Wie können Mitarbeiter*innen aktiv in Veränderungsprozesse eingebunden werden? Wie wird ihnen die Angst vor Veränderungen genommen?

Wie baut man eine gute Strategie der Veränderungskommunikation auf? Und wie gut ist mein Team schon auf Veränderungen eingestellt? All das greifen wir in unserem Coaching mit einer bunten Mischung aus theoretischem Wissen und praktischen Übungen auf.

Damit bleibt uns jetzt erstmal zu sagen: Wir sind gespannt auf viele neue Experimente und werden diese mit unserem Wissen bestmöglich unterstützen. Dazu gehört auch, genau im Blick zu halten, wie gut Veränderungen für unterschiedlichen Stakeholder funktionieren.

Sie haben Anregungen, Fragen oder interessieren sich ebenfalls für das Thema Arbeitswelt 4.0? Schreiben Sie uns gerne. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!